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8 dicas para ter mais segurança de informação no seu consultório

Tempo de leitura: 6 minutos

 

Com o avanço da tecnologia e suas vantagens, também entrou em debate a preocupação com a segurança de informação nos consultórios e clínicas de psicologia. Isso porque o universo on-line trouxe facilidade, agilidade e eficiência  em comparação com documentos escritos, já que o risco de perda, acesso e até furto são muito maiores.  

Mas, para isso, é essencial que os documentos digitais sejam utilizados de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD, que garante a segurança de informações do seu consultório e, claro, dos seus pacientes. E uma ótima alternativa para se proteger contra ataques cibernéticos é usando os sistemas de gestão em nuvem. 

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E o PsicoManager é um deles. Além de toda segurança oferecida pelo nosso software, com criptografia de ponta, ISO27001, equipe altamente qualificada com mais de 5 anos de atuação no mercado e, ainda, seguindo todas as normas da Health Insurance Portability and Accountability Act – HIPAA, e em conformidade com o CFP. Ou seja, cuidamos dos seus dados com muito carinho, dedicação e responsabilidade. 

A partir disso, preparamos 8 dicas importantes para que você, psicólogo(a) ou terapeuta, tenha mais segurança de informação na sua clínica ou consultório. 

1. Entenda a importância de manter a segurança de informação do seu escritório 

O Código de Ética dos Psicólogos é muito claro. Nos artigos 6º, 9º e 10º, o Código diz que o sigilo profissional é obrigatório já que tem o objetivo de proteger a pessoa atendida, e, para o psicólogo, significa manter sob proteção os fatos e as informações abordadas por meio da relação com o paciente.

Entretanto, caso seja preciso de transmitir informações a respeito do atendimento para outros profissionais, em relatórios ou audiências judiciais para cônjuges e até mesmo para os pais, o psicólogo ajudará fornecendo apenas as informações necessárias para a tomada de decisão que afete o paciente.

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2. Análise dos riscos de segurança de informações no consultório 

Análise dos riscos de segurança de informações no consultório

Os meios digitais ainda são uma das formas mais seguras de armazenar os dados, mas também oferecem riscos, como os ataques cibernéticos. E, para evitar esse tipo de situação, alguns cuidados bem simples podem ser tomados. A dica é então analisar o dia a dia e identificar quais são os riscos de segurança de informações do seu consultório. Para te ajudar, listamos alguns dos principais erros cometidos e que podem prejudicar a segurança da sua clínica e do seu paciente: 

  • Compartilhamento de senhas 
  • Armazenamento de informações importantes em locais de fácil acesso
  • Navegar em sites e sistemas sem certificação SSL

Você ainda pode buscar a ajuda de um profissional especialista em segurança de dados para mapear os riscos que você corre diariamente e evitar que eles continuem acontecendo, ou até mesmo, contratar uma empresa que ofereça esse tipo de serviço para cuidar integralmente dessa área do seu consultório. 

3. Criptografia de ponta para o armazenamento de dados

A criptografia de ponta é um dos recursos fundamentais para manter as informações sigilosas dos pacientes e do próprio consultório, pois proporciona níveis de autorização de acesso importantes para os dados armazenados em espaço digital. Ou seja, a criptografia é um mecanismo que codifica os dados para que somente pessoas autorizadas possam acessá-los.

Assim, além de proteger os dados dos seus pacientes, você também estará cuidando da sua imagem profissional, pois a criptografia permite uma segurança de informações no seu consultório muito maior do que os documentos em papel podem oferecer.

4. Criação de senhas fortes e seguras 

Criação de senhas fortes e seguras

Na maioria das vezes, as pessoas utilizam a mesma senha para todos os seus logins e isso pode parecer algo bastante prático no dia a dia, mas na realidade representa um grande risco de segurança, pois deixa vulnerável os seus dados diante de possíveis hackers. 

Por exemplo, quando vamos criar um cadastro em algum site, geralmente as empresas pedem que a senha tenha no mínimo de 6 a 8 caracteres, letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos, correto? Isso porque ao criar suas senhas usando esse padrão faz com que elas sejam mais difíceis de serem codificadas e descobertas. Por isso, evite ao máximo usar sequência de números ou letras, como 1234 e ABCD.  Outra dica importante é buscar um gerador de senhas automático. Assim, suas senhas sempre serão criadas seguindo as normas de segurança. 

Então, se hoje a sua senha é fraca ou segue essa lógica de fácil acesso com 1234 ou ABCD, trate de mudar logo. 

5. Salvar os dados no sistema de nuvem 

É imprescindível ter um sistema em nuvem, pois com ele você consegue salvar os dados em um servidor on-line, disponível para acesso a qualquer momento e em qualquer dispositivo móvel. 

E, para evitar mais surpresas negativas, como estragar o seu computador/smartphone/tablet ou ainda o furto de algum deles, suas informações ainda estarão seguras, pois elas não estão armazenadas no dispositivo, mas sim de forma on-line. Você também consegue garantir que nenhum dado será perdido, algo essencial para órgãos regulamentadores, como o CFP.

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6. Usar ferramentas específicas para área da saúde 

Atualmente, existem inúmeros sistemas especializados em gestão de empresas. Por isso, escolher o melhor entre eles pode ser uma tarefa difícil, pois a maioria trabalha de acordo com a norma de proteção de dados. 

A partir disso, nossa sugestão é que você opte sempre por aqueles que são especializados nas necessidades de psicólogos(as) e terapeutas, como o PsicoManager. Pois quando o serviço é focado em determinada área, é muito melhor e mais fácil entender o que você e seus pacientes precisam, principalmente quando se trata de proteger os seus dados. 

Para isso, analise as seguintes características: 

  • O sistema oferece funcionalidades voltadas para sua especialidade?
  • Os desenvolvedores do sistema entendem sobre segurança de informações para a psicologia?
  • São feitas atualizações diárias de armazenamento de dados?
  • O prontuário eletrônico segue normas que garantem validade judicial?
  • Possui níveis de acesso diferentes para psicólogos(as) e terapeutas?
  • Consegue exportar dados de maneira rápida?

Esses parâmetros podem mostrar se o sistema é capaz de oferecer mais segurança de informações para o seu consultório. 

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7. Treinamento para os colaboradores 

Treinamento para os colaboradores 

Se o seu consultório/clínica contar com funcionários e/ou colaboradores, é importante que eles estejam por dentro das melhores práticas implementadas por você para ter mais segurança de informação.  

Alguns erros que podem parecer comuns também são responsáveis por facilitar a invasão de hackers e, consequentemente, colocar em risco a segurança de dados sigilosos dos pacientes e do seu próprio consultório. Por isso, ofereça treinamentos para os funcionários, explicando a importância de práticas de segurança digital na rotina de trabalho. Veja algumas dicas simples, mas que podem fazer toda diferença na segurança de informação do consultório. 

  • Não acessar sites sem HTTPS ou ícone de cadeado
  • Evitar repassar correntes no WhatsApp ou Messenger sem verificar a veracidade das informações
  • Nunca compartilhar senhas entre os funcionários ou citá-las em voz alta durante algum atendimento

Caso seja necessário, você também pode procurar a ajuda de um profissional especializado ou empresa para tirar todas as dúvidas da sua equipe.

8. Contratação de um profissional ou empresa para cuidar dos dados digitais da sua clínica 

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) sugere que a prática de nomear uma pessoa responsável pelas medidas de segurança de informação é de extrema importância, pois você consegue garantir que todas as ações sejam feitas de acordo com a lei e ainda verificar se todos os funcionários estão seguindo as mesmas regras. Ou até mesmo, uma empresa. 

Outra alternativa,  seja um profissional ou uma empresa especializada, também fazem parte das funções a pesquisa por novas atividades e ferramentas que podem melhorar ainda mais o nível de segurança de informação do seu consultório.  Pois assim, eles conseguem relatar qualquer problema de segurança para os órgãos competentes, como a Autoridade Nacional de Proteção de Dados – ANPD. 

E aí, te ajudamos? Sabemos como é difícil às vezes pensar em tudo para o seu consultório, mas com certeza a segurança de informação/dados é um dos aspectos que merecem a sua atenção. Por isso, não deixe de contar conosco, visite o nosso site, entre em contato por meio dos nossos canais e tire todas as dúvidas. Estamos aqui para ajudá-lo(a) e oferecer os melhores serviços e experiências para você. 

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Boa leitura e até a próxima! 

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