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Dicas para manter a segurança de dados dos seus clientes

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Quando falamos de psicologia, logos nos vem a cabeça palavras como: ajuda, conforto, estudos, entre outras. Porém, há uma palavra mais importante que todas essas citadas. Segurança! Tanto para você, quanto para o seu cliente.

É exigido pelo CFP que haja um cuidado com a segurança de dados dos seus clientes, e esse cuidado ainda se torna maior quando as informações são sigilosas. Por isso, utilizar serviços de segurança confiáveis é importante para manter os dados bem arquivados.

Em teoria, tudo é bem simples de ser realizado, entretanto, percebe-se que não é assim tão simples. Há algumas perguntas a serem respondidas, como: Qual a maneira correta e segura de armazenar esses dados? O CFP tem alguma regulamentação pra isso? Qual a melhor opção? Optar por arquivos físicos ou na nuvem?

E são essas dúvidas (e outras mais) que iremos resolver no post de hoje.

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1. Qual o melhor? Arquivo físico ou em nuvem?

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Arquivos físicos e um sistema local exercem o seu papel, porém um sistema em nuvem traz mais benefícios e eficácia quando se trata de segurança e praticidade. Arquivar documentos em papel e em enormes arquivos, demanda uma grande organização e um tempo precioso para alimentar informações. Sem contar os custos e os inúmeros riscos que suas informações estão expostas, como por exemplo, acidente com líquidos, incêndios e roubos.

Riscos em manter o prontuário no papel

Já em um sistema de nuvem, as informações ficam armazenadas em um servidor, com padrões rigorosos de segurança. Além disso, com o sistema em nuvem, você pode acessar na hora que precisar e de onde estiver, além de poder garantir aos seus clientes que os seus registros são bem cuidados e armazenados.

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2. Por que é tão importante que os dados do seu consultório esteja protegido?

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Conselho Federal de Psicologia estabelece, em sua Resolução 001/2009, a obrigatoriedade do profissional realizar registro documental de sua prestação de serviços. Esse documento, que pode ser em papel ou informatizado, tem caráter sigiloso e deve conter, entre outras informações, identificação, avaliação das necessidades do paciente, definição do trabalho a ser realizado e evolução do atendimento, além de ser atualizado constantemente.

Em seu artigo 4º, o Conselho Federal de Psicologia estabelece ainda que esse registro “deve ser mantido em local que garanta sigilo e privacidade e mantenha-se à disposição dos Conselhos de Psicologia para orientação e fiscalização“.

Além disso, o sigilo profissional das informações fornecidas pelos pacientes ao psicólogo está previsto no artigo 9º do Código de Ética do Psicólogo, que afirma: “É dever do psicólogo respeitar o sigilo profissional a fim de proteger, por meio da confidencialidade, a intimidade das pessoas, grupos ou organizações a que tenha acesso no exercício profissional.

Logo, a segurança desses dados deve ser garantida pelo profissional, que pode ser responsabilizado por um eventual vazamento de informações sigilosas. Ainda que o prontuário seja de propriedade do paciente, o consultório de psicologia ou psicólogo responsável é seu fiel depositário e tem a obrigação de zelar pela sua confidencialidade.

Vale ressaltar que, além de consultar o CFP, também é de mesma importância a consulta ao Conselho Regional de Psicologia (CRP), pois em cada região pode ter uma regra pré existente.

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3. Quais medidas podem ser tomadas para ter a segurança dos dados dos seus clientes?

  • Sistema confiável: Um sistema de gestão é uma boa pedida para te ajudar a armazenar seus arquivos, por isso, opte sempre por um sistema que preze pela segurança.
  •  HTTPS, ou Certificado SSL: O certificado digital é uma forma de codificar os dados que são transmitidos entre você e seu servidor. Esse processo consiste em criptografar os dados de maneira que somente o usuário consiga utilizar o serviço ou o acesso ao seus dados.
  • Criptografia de dados: Essa técnica consiste em transformar a mensagem enviada ou o arquivo, em uma forma impossível de se compreender a outras pessoas que não sejam o destinatário da mensagem ou o proprietário do conteúdo. Com isso, apenas com a chave correta (usuário e senha) se pode ter acesso a essas informações.
  • Acompanhamento: O sistema deve conter um acompanhamento frequente das tentativas de acesso maliciosos. Um sistema que monitore tentativas frequentes invasões não permitira que os dados sejam violados.

Além disso, existe formas de você mesmo se proteger e manter a salvo todos os seus dados fazendo uso de senhas fortes, evitar a utilização de redes publicas e ter o hábito de fazer backup de seus dados regularmente.

Com o PsicoManager, além de contar com agendamento online, aviso de sessão, clube de desconto e outros, você também conta com um sistema de primeira qualidade no quesito segurança de dados. Enquanto empresas fazem backups de modo tradicional, demorando horas para realizar as cópias, nosso processo é automático no sistema de nuvem, através do espelhamento de servidores. Dessa forma, não é possível perder os dados. Caso aconteça algum erro, eles estarão disponíveis em outro servidor.

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