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Como organizar seus documentos online em 9 passos

Você sabia que, arquivos bagunçados podem interferir no bom atendimento da sua clínica? Seja por você ou por sua secretária, quando se tem arquivos “soltos” no computador, sempre fica mais difícil encontrar informações para dar continuidade no atendimento.

A maior parte dessa desorganização, vem da quantidade de documentos dos pacientes que precisam ser organizados. Por isso, estabelecer um método de organização é fundamental para que se tenha uma imagem mais profissional da sua clínica, e com isso garantir maior produtividade. Por isso, reunimos para você 9 passos que irão te ajudar a organizar seus documentos de forma mais eficiente. Vamos lá?

1. Junte tudo

O primeiro passo é selecionar todos os arquivos que serão organizados. Faça uma varredura no seu computador, celular e HDs externos para encontrar aqueles arquivos que precisam ser guardados, e organize-os em uma única pasta. É a partir dela que você irá organizar aos poucos seus arquivos.

2. Crie categorias

Já está tudo reunido? Então é hora de colocar a mão na massa!

Essa é a hora onde você irá decidir como será armazenado seus arquivos. É uma parte bem pessoal e precisa ser feita de acordo com suas necessidades, sempre pensando em como será a divisão: pastas ou subpastas.

Caso queira guardar desenhos feitos pelos seus pacientes, por exemplo, você pode criar uma pasta “Clientes”, e dentro dela outras pastas com o nome de cada um deles. Se preferir, pode criar uma pasta só para guardar os desenhos, sem ter que criar uma pasta para cada cliente. Tudo vai depender da forma que você se sentir mais confortável ao trabalhar.

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3. Exclua o que não for necessário

Ao organizar os documentos nas suas respectivas pastas, você vai se deparar com documentos que não precisariam existir, por exemplo, uma anotação duplicada sobre o atendimento a um paciente. Esses arquivos podem ser excluídos, pois a existência deles só irão contribuir para bagunçar ainda mais seu desktop. Se você escaneou algum arquivo e ficou borrado, mas mesmo assim manteve no computador, pode apagar pois isso não te servirá para nada.

Se armazenou sem querer um documento que não pretende dar continuidade, como uma nova ficha de algum cliente, apague. Não se esqueça, se não te serve para nada, não precisa manter guardado. Mas, se atente as normas do CFP, onde é obrigatório manter os registros feitos, por um período mínimo de 5 anos.

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4. Nomeie seus arquivos

Na pressa, às vezes deixamos alguns arquivos salvos de qualquer jeito, como por exemplo: “IMG_002” ou “Sem título”. Na hora pode ser o mais prático mesmo, porém isso se tornará um trabalho muito grande na hora de descobrir o que são aqueles arquivos e como irá armazená-los de forma correta.

Recomendamos que seja criado um padrão para os registros, nomeando de acordo com uma lógica que você consiga entender quando precisar. Que tal colocar “Anamnese” antes de cada nome? Por exemplo, “Anamnese Ana Maria Silva*”.

*Nome fictício

5. Pastas “Download” e “Arrumar Depois”

Com tudo já organizado, é hora de enfrentarmos os dois principais terrores do computador: Downloads e arrumar depois. A pasta Download é para onde vão todos os arquivos baixados para seu computador  e, se você se esquecer dela, assim que abrir vai ver que terá vários arquivos sem nome para serem organizados, algo que deve ser feito na hora do download.

Já a pasta arrumar depois, que muitas vezes é criada de forma temporária, para armazenar uma bagunça igualmente “temporária”. O problema é que, o temporário se torna permanente e os arquivos se acumulam mais e mais nessa pasta, até que tudo saia do controle.

Por isso, nunca deixe para depois os arquivos que podem ser organizados no momento do seu download, ou da sua criação.

6. Limpe seu Desktop

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Salvar os arquivos na área de trabalho é uma tentação enorme, pois você pensa que será mais fácil achar os documentos quando precisar. Quando se tem um ou dois arquivos salvos no desktop, realmente é uma ajuda tê-los logo a vista, mas essa situação nunca para em apenas dois arquivos. Sempre surge mais um.

Quando perceber, mal dá para ver seu wallpaper. Tente manter seu desktop o mais limpo possível, colocando apenas o que você realmente precise que você esteja lá, como os softwares mais usados ou documentos de atualizações constante.

Agora é só se policiar para não salvar nada por lá.

7. Faça backups constantes

Deixar todos os arquivos salvos em seu computador, pode ser um grande problema. Nunca se sabe quando ele vai parar de funcionar, e assim, perder todos os seus documentos importantes. Se você não quer que isso aconteça, crie formas de fazer backups de todos os seus dados, seja através de mídias físicas (pen drive ou HD externo, exemplo) ou mídias online.

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8. Armazenamento online

De toda as formas de armazenamento, a mais segura é feita online. Com ela, é possível ter acesso aos seus documentos de qualquer plataforma, que tenha acesso a internet, com a garantia de que seus arquivos não será corrompidos e nem perdidos, caso ocorra algum sinistro.

Para seus documentos pessoais, você pode utilizar serviços disponíveis como Dropbox ou Google drive. Já para documentos da sua clínica, nós recomendamos o uso de softwares seguros, voltados para a sua necessidade, como o PsicoManager.

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9. Continue mantendo organizado

Essa é a dica de ouro! Não adianta de nada você criar o melhor sistema de organização do mundo, se não conseguir mantê-lo. Por conta disso, faça com que todos os arquivos que chegarem no seu computador, sejam encaminhados para a pasta de destino correta, e com nome padronizado.

Dessa forma ficará mais fácil gerenciar seus documentos, e você não se perde quando quiser procurar algo.

Quer saber mais sobre como organizar seus documentos? Entre em contato com um de nossos vendedores e saiba sobre todos os benefícios que a PsicoManager tem para você, Psicólogo.

 

 

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