Que a tecnologia chegou para ficar (e ajudar), todo mundo já sabe. Mas, você sabe a importância dela no cotidiano da sua profissão? Já abordamos, aqui, alguns assuntos importantes em como ela pode te ajudar, seja usando os dados do seu paciente em nuvem, ou em como ter um melhor engajamento no instagram.
Hoje, apresentaremos a você algumas vantagens para que comece a utilizar um prontuário eletrônico. Mas, antes, o que o Conselho Federal de Psicologia (CFP) tem a dizer sobre a utilização desse recurso? A Resolução CFP nº 001/2009 expressa que é obrigatório o registro em documento decorrente da prestação de serviços psicológicos e diz também que deve ser registrado apenas informações nececessárias para o cumprimento dos objetivos do trabalho. Não há impedimento para a utilização de prontuário eletrônico, desde que os princípios no Código de Ética sejam respeitados.
Além disso, é sugerido que seja criado chaves de acesso exclusivo aos profissionais de psicologia, com o objetivo de resguardar o sigilo das informações. Procure por softwares que tenham selos de segurança nacionais e internacionais de regulamentação, como: HIPPA, GDPR e LGPD
1. Centralizar informações
Já ocorreu de suas anotações estarem armazenadas no caderno, outras em uma planilha do computador e mais algumas em emails? Isso é fácil de manipular quando se tem poucos clientes, mas quando o número aumenta, fica impossível encontrar as informações que você precisa espalhadas em tantos lugares. Além disso, tendo anotações em agendas, pode ocorrer de, em alguma situação, você esquecer e depender de chegar em casa no fim do dia para ver o que havia anotado anteriormente.
Com o prontuário eletrônico, você consegue unir todas as informações do seu cliente em um só lugar, otimizando muito o seu tempo. Isso faz com que informações não sejam perdidas e que as consultas se tornem mais objetivas. Já que com alguns segundos você se recorda do caso do seu cliente e começa a conversa a partir do último ponto que havia sido abordado.
E se você fez uma anotação que precisa ser lembrada antes do atendimento do seu cliente e, por descuido, acabou esquecendo onde anotou? Informações sobre onde vocês pararam no último atendimento, ou até mesmo questões burocráticas, como valores a serem reajustados. O prontuário eletrônico te ajudará a lembrar até sobre isso.
2. Corte de custos e espaço físico
Lugares que antes eram usados para pilhas de arquivos, hoje pode ser liberados para outras finalidades graças às tecnologias disponíveis no mercado. De acordo com o Conselho Federal de Psicologia (CFP), o período mínimo para manter os prontuários e anotações obrigatoriamente guardados são de cinco anos. Agora, imagine você precisando arquivar todos esses prontuários em um armário, cliente por cliente, e durante cinco anos… muito trabalho, não acha?
Com a utilização do prontuário eletrônico, você irá reduzir consideravelmente o uso de papéis em seu consultório e essa redução irá te gerar uma grande economia. Algo que poderá ser utilizado para outras finalidades, como uma decoração ou, até mesmo, um novo espaço para atendimento.
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3. Segurança dos dados
Uma outra função, que pode ser a principal vantagem do prontuário eletrônico, é a segurança de dados de seus clientes em relação a outros profissionais, pois outra pessoa só terá acesso por meio de uma senha fornecida por você.
E você pensa que um armário contendo todas suas anotações guardadas realmente está seguro, usando um simples cadeado? Caso aconteça um furto em sua clínica, e o ladrão note que há um armário trancado, logo pensará que há algo importante guardado ali, talvez ele veja depois que não há valor para ele, mas pra você sim.
Com o prontuário eletrônico em nuvem, você pode acessar o sistema na hora que precisar e de onde estiver, além de poder garantir aos seus clientes que os seus registros são bem cuidados e armazenados.
Apesar de alguns profissionais ainda se tornarem resistentes ao uso de tecnologias por já serem aptos a utilização do papel, e não possuírem afinidade com a tecnologia, é preciso analisar a necessidade do mercado e ver que essas modernizações são benéficas tanto para o profissional quanto ao cliente. Por isso, lembre-se: agora sempre será a hora ideal para dar um upgrade no seu negócio por meio de softwares de gestão. Assim, o prontuário em papel fica para trás, enquanto você otimiza seu tempo e reduz custos, aumentando sua produtividade.
