Diante do contexto atual do Brasil, seja pela pandemia da Covid-19 ou pela crise econômica, é cada vez mais difícil ter o controle de algo, mas no universo da Psicologia saber como controlar os gastos da clínica é fundamental para o crescimento saudável dela e, principalmente, fazer com que renda resultados positivos no final do mês para você.
Por isso, o post de hoje traz algumas dicas importantes e estratégicas, que bem aplicadas evitam problemas como endividamento e falta de capital, além de oportunizar a expansão do negócio e assim desenvolver uma gestão financeira sólida e livre de preocupações durante o ano todo.
Entende-se que quando o profissional observa e controla seus gastos, consequentemente melhora sua habilidade gerencial como um administrador, porque sim, o Psicólogo(a) quando tem a sua clínica e faz a administração dela, acaba sendo um pouco administrador(a) de empresa.
Em tempos de Coronavírus, você tem uma reserva de emergência?
4 principais erros que podem causar o fechamento da sua clínica
1. Anote todas as suas despesas
Um dos aspectos de maior dificuldade para um profissional da Psicologia que é empreendedor, é conseguir gerenciar todo o gasto e receita do seu negócio, que no caso é a clínica. Por isso, para ter o controle de todas as suas movimentações é importante ter um fluxo de caixa atualizado diariamente, mesmo com aqueles custos que parecem menores.
Ou seja, o fluxo de caixa deve registrar as entradas e saídas, além de todo o dinheiro disponível em conta corrente ou aplicações de curto prazo. Ah, lembre-se que para elaborar um fluxo de caixa é necessário definir uma data a partir da qual as movimentações serão registradas.
Com isso, é possível comparar o saldo disponível inicialmente com as despesas e receitas ao final do período. Desta forma, você saberá qual o valor disponível na clínica para ser gasto de acordo as necessidades.
Além disso, o fluxo de caixa te ajuda até mesmo com o pagamento das contas. Por exemplo, se na primeira semana do mês você recebe muitos pagamentos, mas paga as contas apenas na última semana, seu caixa pode fechar no vermelho. Mas ao compreender esse problema, é permitido transferir o dia de pagar as contas para a segunda semana do mês e, assim, deixar seu caixa sempre positivo.
2. Não faça compras parceladas sem necessidade
Para a gestão financeira promissora da sua clínica, a estratégia é evitar fazer compras parceladas sempre que possível, isso porque geralmente comprando à vista, há mais chances de conseguir melhores descontos e assim você se preserva de ter endividamentos.
Diante disso, um bom controle financeiro em sua clínica permite que o planejamento seja feito de maneira correta e, consequentemente, você consiga fazer as compras à vista na maioria das vezes.
3. Compreenda os gastos da sua clínica
Você sabia que na sua clínica existem dois tipos de custos? Os fixos e os variáveis? Os custos fixos são aqueles que não são relacionados ao volume de pacientes, como aluguel da clínica, equipamentos, salário de funcionários, entre outros. Já os custos variáveis são os que dependem diretamente do volume de pacientes atendidos, como materiais descartáveis ou medicamentos.
A partir do entendimento de como esses custos variam mês a mês, é possível listar orçamentos pré-determinados para cada um e, assim, saber em quais meses sobra ou falta receita para que você consiga se planejar melhor. Ou seja, ao acompanhar de perto essas variações em seus custos, você compreende quais deles podem ser reduzidos, cortados ou até mesmo negociados.
4. Gerenciamento físico da clínica
Com as restrições de distanciamento social e a adesão de pacientes pela terapia no formato online, outro aspecto que se deve levar em consideração é a real necessidade de se manter um espaço físico para a realização do trabalho do Psicólogo(a).
Isso porque o avanço da tecnologia e o “novo normal” mostram cada vez mais que as pessoas estão aderindo fazer boa parte de suas atividades de maneira virtual. Além da comodidade e facilidade, os gastos com deslocamento, aluguel, entre outros, diminuem bastante.
Por isso, repense se é mesmo necessário ter uma estrutura que vá só trazer despesas, quando já há diversas maneiras para a execução do seu trabalho, inclusive que deixam seu paciente bem mais à vontade.
5. Centralize suas informações
Outro aspecto para se levar em conta na sua clínica e que pode te ajudar a controlar gastos, principalmente os desnecessários, é como você gerencia as informações da sua empresa. Ou seja, onde você armazena esses dados? Planilhas, arquivos físicos, papéis?
Embora muitos profissionais optam por registrar as informações de sua clínica e de seus pacientes em diferentes locais, ter uma centralização é fundamental para a tomada de decisões estratégicas.
Por isso, um bom software voltado para a área do seu negócio possibilita a inserção otimizada de dados, geração automática de relatórios, análise completa de custos, controle financeiro e, claro, evita erros de preenchimento.
Além disso, com um sistema na nuvem, é possível acessar as informações da sua clínica de qualquer lugar do mundo em qualquer dispositivo eletrônico, seja pelo smartphone, tablet, desktop ou notebook, centralizando assim prontuários, agenda, etc.
Ou seja, uma forma muito mais simples e eficaz de gerenciar seus custos e sua clínica, não é mesmo? Ao aplicar essas estratégias, você com certeza poderá controlar melhor os gastos da sua clínica, reduzir custos, e planejar investimentos que cada vez mais vão gerar benefícios para o seu trabalho e de seus pacientes.
Continue nos acompanhando por aqui ou nas nossas redes sociais como Facebook, LinkedIn e Instagram e não deixe de tirar dúvidas, fazer sugestões e comentários sobre os nossos serviços.
Até a próxima!
