Um dos maiores desafios de qualquer profissional da psicologia é manter a produtividade sempre em alta. Quem perde tempo com tarefas burocráticas ou que tem bastante espaço ocioso na agenda, deixa de atender os clientes, e como consequência, você não ganha dinheiro.
Para que isso não aconteça, pode ser tomar algumas medidas que irão evitar o desperdício de tempo com tarefas administrativas, e que sua agenda esteja repleta de pacientes. E é sobre isso que falaremos no post de hoje.
1. Invista em qualidade e produtividade no atendimento
Você sabia que aumentar a produtividade do seu consultório não é necessariamente ter uma quantidade de clientes, a ponto de você atender o dia inteiro? A produtividade, na verdade, está muito ligada à sua capacidade de fidelizar seus clientes mesmo não estando em dia de atendimento.
Quando seu cliente se sente bem atendido, é quase certo que ele prossiga com o atendimento. Porém, para que isso aconteça, é essencial que você tenha organização desde o primeiro contato. Imagine, por exemplo, que um cliente entre em contato com sua clínica para agendar uma consulta, porém você não se encontra e a atendente não consegue acessar sua agenda para descobrir um horário disponível. Constrangedor, não?
Agora, supondo que o cliente consiga marcar o atendimento, porém no dia combinado você não consegue localizar os dados do plano de saúde do seu cliente (caso ele tenha), e quando finalmente encontra, perde um tempo precioso da consulta preenchendo a anamnese com papel e caneta.
Essas detalhes ajudam na percepção do cliente sobre a forma que você trabalha, e isso influencia na qualidade da sua sessão e também na retenção dos seus clientes. Por isso, invista em um atendimento com qualidade e sem burocracia. Uma ótima dica é investir em softwares de gestão, que além de reduzir os custos da sua clínica, otimiza o seu tempo e/ou da sua secretária, pois você pode resolver assuntos que iriam demandar tempo, com apenas alguns cliques.
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2. Otimize a agenda do seu consultório
É comum que os psicólogos se queixem que sua agenda esteja lotada na hora do almoço e no final do dia, porém fica bastante ocioso durante a manhã e pela tarde, já que a maioria dos clientes trabalham em horário comercial.
Uma alternativa é investir em marketing digital, como Facebook e o próprio Google para criar anúncios segmentados para o seu público alvo, ou seja, aqueles que teriam a possibilidade de frequentar a sua clínica em horários que sejam pertinentes para você. Focando em profissionais liberais, por exemplo, você pode buscar o mesmo perfil de clientes que você já possui hoje, mas que não trabalhe em horário comercial, facilitando o encaixe na sua agenda.
Outra boa ideia é buscar escolas, academia e centro de convivência para realizar uma possível parceria.
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3. Diminuindo a ausência com medidas simples
Pacientes que faltam sem avisar, cancelam de ultima hora ou simplesmente esquecem da consulta, afetam a produtividade no seu consultório, pois você fica com o horário vago, tempo ocioso e assim diminuindo a sua produtividade. Porém, esse problema pode ser diminuído com algumas medidas básicas. Uma delas é adotar políticas claras de cobranças por falta sem aviso prévio, que devem ser combinadas no início do tratamento. Isso fará com que seu cliente entenda que seu tempo é precioso e que deve ser respeitado.
Além disso, ligar para o cliente para confirmar a sessão, e usar um software que possa ser configurado para enviar um lembrete via SMS e email para lembrar do horário marcado.
Dessa maneira, você não perde tempo e o paciente não corre o risco de faltar por ter “esquecido” do agendamento.
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4. Software de gestão
A melhor maneira de aumentar sua produtividade no consultório de psicologia é contratando um software de gestão. Com ele você irá poupar seu tempo, já que uma série de tarefas que ocupavam seu tempo, como o gerenciamento da agenda, passa a ser feitas de maneira prática e rápida.
Além disso, com um bom sistema de gestão, nem você e nem ninguém da sua equipe irá desperdiçar horas localizando prontuários em arquivos físicos, realizando tarefas repetitivas, chegando se existem clientes inadimplentes ou fazendo relatórios financeiros, já que o software contempla todas essas funcionalidades.
Por isso, procure adquirir um bom sistema de gerenciamento para o seu consultório. Você deve ver que isso não é um gasto, e sim um investimento no bom funcionamento da sua clínica, que assim irá prestar um bom atendimento aos seus clientes e aumentar o seu lucro.
Por que o PsicoManager é a ferramenta feita para o Psicólogo?
Gostou de entender melhor como é possível manter a produtividade da sua clínica? Se você quer saber mais, acompanhe nossas postagens. E caso queira entender mais sobre o software de gestão, entre em contato com a gente.
